Hướng Dẫn Điền Tờ Khai Đăng Ký Nhãn Hiệu Chi Tiết A-Z

Đăng ký nhãn hiệu là bước đi chiến lược để bảo vệ tài sản vô hình và xây dựng vị thế thương hiệu trên thị trường. Tuy nhiên, việc điền Tờ khai đăng ký (theo Mẫu 04-NH ban hành kèm theo Thông tư 16/2016/TT-BKHCN) thường gây bối rối cho nhiều người.

Bài viết này sẽ hướng dẫn bạn từng bước để hoàn thành tờ khai một cách chính xác, giảm thiểu nguy cơ bị từ chối do sai sót hình thức.

Giai đoạn 1: Chuẩn bị trước khi điền tờ khai

Trước khi cầm bút điền vào tờ khai, hãy đảm bảo bạn đã chuẩn bị đầy đủ các thông tin và tài liệu sau:

1. Mẫu nhãn hiệu: File hình ảnh (logo, biểu tượng) hoặc tên nhãn hiệu (dạng chữ) cần đăng ký. Mẫu nhãn hiệu phải rõ nét, kích thước không lớn hơn 8×8 cm và không nhỏ hơn 2×2 cm.
2. Thông tin chủ sở hữu:
   • Cá nhân: Họ tên đầy đủ, địa chỉ, quốc tịch.
   • Tổ chức/Doanh nghiệp: Tên đầy đủ, địa chỉ trụ sở, thông tin người đại diện theo pháp luật.
3. Danh mục sản phẩm/dịch vụ:
   • Đây là phần quan trọng nhất. Bạn cần liệt kê chi tiết các sản phẩm hoặc dịch vụ sẽ mang nhãn hiệu này.
   • Hãy tra cứu và phân nhóm sản phẩm/dịch vụ theo Bảng phân loại Quốc tế về hàng hóa/dịch vụ Ni-xơ (Nice Classification). Việc phân nhóm sai có thể dẫn đến việc đơn bị từ chối hoặc phạm vi bảo hộ bị thu hẹp.
   • Ví dụ: Nếu bạn kinh doanh quần áo, sản phẩm sẽ thuộc Nhóm 25. Nếu bạn kinh doanh nhà hàng, dịch vụ sẽ thuộc Nhóm 43.
4. Các tài liệu khác (nếu có):
   • Giấy ủy quyền (nếu nộp đơn qua đại diện).
   • Tài liệu chứng minh quyền ưu tiên (nếu bạn đã nộp đơn đăng ký nhãn hiệu này ở nước ngoài).

Giai đoạn 2: Hướng dẫn điền Tờ khai chi tiết (Mẫu 04-NH)

Tờ khai gồm 2 trang với các mục được đánh số rõ ràng. Dưới đây là cách điền các mục quan trọng nhất.

TRANG 1

• Ô trên cùng bên trái:
  • Ký hiệu: Bỏ trống, đây là phần dành cho Cục Sở hữu trí tuệ (SHTT).
  • Ngày nhận đơn: Bỏ trống.
• Ô trên cùng bên phải (DÀNH CHO TỔ CHỨC/CÁ NHÂN):
  • (1) Tên tổ chức/cá nhân: Ghi tên đầy đủ của bạn hoặc công ty đứng tên đăng ký.
  • (2) Địa chỉ: Ghi địa chỉ thường trú (cá nhân) hoặc địa chỉ trụ sở chính (doanh nghiệp).
  • Điện thoại/Fax/Email: Cung cấp thông tin liên lạc chính xác để Cục SHTT liên hệ khi cần.
• (3) DẤU CỦA TỔ CHỨC/CÁ NHÂN:
  • Doanh nghiệp/Tổ chức: Đóng dấu pháp nhân của công ty.
  • Cá nhân: Không cần điền mục này.
• TÊN VÀ CHỮ KÝ CỦA NGƯỜI NỘP ĐƠN:
  • Doanh nghiệp/Tổ chức: Người đại diện theo pháp luật ký và ghi rõ họ tên.
  • Cá nhân: Người đứng đơn ký và ghi rõ họ tên.

• (4) ĐƠN ĐĂNG KÝ NHÃN HIỆU: Đánh dấu tick “✓” vào ô này.
• (5) CHỦ ĐƠN:
  • Ghi đầy đủ Tên, Địa chỉ, Số điện thoại, Email của người/tổ chức sở hữu nhãn hiệu. Thông tin này phải trùng khớp với Giấy đăng ký kinh doanh (nếu là doanh nghiệp).
  • Nếu chủ đơn là công ty nước ngoài, cần ghi rõ mã quốc gia (ví dụ: US, JP).
  • Đánh dấu tick vào ô “Tổ chức” hoặc “Cá nhân”.
• (6) TÁC GIẢ: Mục này dành cho đăng ký kiểu dáng công nghiệp, bạn có thể bỏ trống.
• (7) ĐẠI DIỆN CỦA CHỦ ĐƠN:
  • Nếu bạn tự mình đi nộp đơn, hãy đánh dấu tick vào ô “là chủ đơn”.
  • Nếu bạn ủy quyền cho một công ty luật hoặc dịch vụ đại diện SHTT, hãy điền đầy đủ thông tin của tổ chức đó vào mục này và đánh dấu tick vào ô “là tổ chức dịch vụ đại diện sở hữu công nghiệp”.
• (8) YÊU CẦU HƯỞNG QUYỀN ƯU TIÊN (nếu có):
  • Mục này chỉ dành cho trường hợp bạn đã nộp đơn đăng ký nhãn hiệu này tại một quốc gia thành viên của Công ước Paris trong vòng 6 tháng gần nhất. Nếu không, hãy bỏ trống.

TRANG 2

• (9) PHÍ, LỆ PHÍ:
  • Bạn cần tính và điền số tiền các khoản phí theo quy định hiện hành, bao gồm:
    • Lệ phí nộp đơn: Bắt buộc cho mọi đơn.
    • Phí công bố đơn: Bắt buộc.
    • Phí thẩm định nội dung: Tính dựa trên số lượng nhóm sản phẩm/dịch vụ. Nếu bạn đăng ký nhiều hơn 1 nhóm, phí sẽ tăng lên.
    • Phí tra cứu: Không bắt buộc nhưng được khuyến nghị.
  • Cộng tất cả các khoản và ghi vào mục Tổng số.
  • Lưu ý: Biểu phí có thể thay đổi, hãy kiểm tra trên website của Cục SHTT để có thông tin mới nhất.
• (10) SỐ LƯỢNG TÀI LIỆU CÓ TRONG ĐƠN:
  • Liệt kê các tài liệu bạn nộp kèm, ví dụ:
    • Tờ khai: 02 bản
    • Mẫu nhãn hiệu: 05 mẫu (hoặc theo yêu cầu)
    • Chứng từ nộp phí, lệ phí: 01 bản
    • Giấy ủy quyền (nếu có): 01 bản
• (11) THÔNG TIN VỀ ĐỐI TƯỢNG CẦN BẢO HỘ:
  • Ô Mẫu nhãn hiệu: Dán mẫu nhãn hiệu đã chuẩn bị vào ô này. Mẫu phải rõ ràng, sắc nét.
  • Màu sắc nhãn hiệu:
    • Nếu bạn đăng ký nhãn hiệu màu, hãy ghi rõ các màu sắc có trong logo (ví dụ: Xanh dương, Vàng, Trắng).
    • Nếu bạn đăng ký nhãn hiệu đen trắng, bạn sẽ được bảo hộ cho tất cả các phiên bản màu sắc của nó. Hãy ghi: “Đen, Trắng”.
  • Mô tả nhãn hiệu:
    • Mô tả ngắn gọn, súc tích các yếu tố cấu thành nhãn hiệu.
    • Ví dụ: “Nhãn hiệu là sự kết hợp của phần hình và phần chữ. Phần hình là biểu tượng bông sen cách điệu màu hồng. Phần chữ là dòng chữ ‘SEN VIỆT’ được viết in hoa, màu xanh.”
    • Nếu nhãn hiệu có chứa từ ngữ bằng tiếng nước ngoài, bạn cần phiên âm và dịch ra nghĩa tiếng Việt.
  • Phân loại và danh mục sản phẩm/dịch vụ mang nhãn hiệu:
    • Đây là mục cực kỳ quan trọng.
    • Cột “Phân nhóm”: Ghi số nhóm theo Bảng phân loại Nice (ví dụ: 25, 43).
    • Cột “Sản phẩm/Dịch vụ”: Liệt kê chi tiết các sản phẩm/dịch vụ trong nhóm đó. Càng cụ thể càng tốt.
    • Ví dụ:
      • Phân nhóm: 25
      • Sản phẩm/Dịch vụ: Áo sơ mi; quần âu; váy; áo thun; giày dép; mũ.
      • Phân nhóm: 43
      • Sản phẩm/Dịch vụ: Dịch vụ nhà hàng ăn uống; dịch vụ quán cà phê; dịch vụ cung cấp đồ ăn và thức uống.
• CAM ĐOAN CỦA CHỦ ĐƠN/ĐẠI DIỆN CỦA CHỦ ĐƠN:
  • Người nộp đơn ký, ghi rõ họ tên và đóng dấu (nếu là tổ chức).

Giai đoạn 3: Hoàn tất và Nộp hồ sơ

1. Kiểm tra lại toàn bộ thông tin: Đảm bảo không có sai sót chính tả, thông tin chính xác và nhất quán.
2. Chuẩn bị bộ hồ sơ đầy đủ: Bao gồm 02 bản Tờ khai, 05 mẫu nhãn hiệu đính kèm, chứng từ nộp phí, và các tài liệu liên quan khác.
3. Nộp hồ sơ: Bạn có thể nộp trực tiếp tại Cục Sở hữu trí tuệ (ở Hà Nội) hoặc 2 Văn phòng đại diện (tại TP.HCM và Đà Nẵng), hoặc nộp qua đường bưu điện, hoặc nộp trực tuyến qua Cổng dịch vụ công của Cục SHTT.

Việc điền tờ khai chính xác ngay từ đầu sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian, chi phí và đẩy nhanh quá trình xét duyệt đơn đăng ký nhãn hiệu, bảo vệ vững chắc cho thương hiệu của mình.
Hãy liên hệ đội ngũ Tây Bắc Law để được hỗ trợ. Xin cảm ơn.

Luật Sư Nguyễn Anh Văn

Luật sư Nguyễn Anh Văn là chuyên gia pháp lý có trình độ cao với kinh nghiệm 15 năm trong nghành. Với kiến thức chuyên sâu và sự thành công trong nhiều dự án khác nhau, ông là người đồng hành đáng tin cậy cho mọi vấn đề pháp lý của bạn.

Thông Tin Cá Nhân:

Họ và Tên: Luật sư Nguyễn Anh Văn
Trình Độ Học Vấn: Thạc sĩ Luật, Trường Đại học Luật Hà Nội

Kinh Nghiệm Làm Việc:

Thời Gian Làm Việc:

Hơn 15 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực tư vấn pháp lý về sở hữu trí tuệ, đăng ký thương hiệu và bảo hộ thương hiệu.
Thành viên Đoàn Luật sư Hà Nội, đại diện pháp lý cho nhiều doanh nghiệp lớn nhỏ trong việc đăng ký nhãn hiệu, xử lý tranh chấp thương hiệu.

Đoàn Luật Sư: Thành viên của Đoàn Luật sư Hà Nội.

Lĩnh Vực Chuyên Môn:

Tư Vấn Pháp Luật: Chuyên sâu trong nhiều lĩnh vực, bao gồm:

Đất Đai: Tư vấn và đại diện pháp lý cho các vấn đề liên quan đến đất đai.
Hôn Nhân: Cung cấp dịch vụ tư vấn pháp luật cho các trường hợp liên quan đến hôn nhân và gia đình.
Doanh Nghiệp: Hỗ trợ pháp lý cho doanh nghiệp với kiến thức sâu rộng về lĩnh vực này.
Đầu Tư: Tư vấn pháp luật cho các vấn đề đầu tư và kinh doanh.
Dân Sự: Đại diện pháp lý cho các vụ án dân sự.
Hình Sự: Nắm vững kiến thức và kỹ năng pháp lý trong lĩnh vực hình sự.
Sở Hữu Trí Tuệ: Tư vấn về quyền sở hữu trí tuệ và bảo vệ quyền lợi cho khách hàng.

Dự Án Liên Quan:

Dự Án Tư Vấn Pháp Luật Đất Đai: Tham gia trong nhiều dự án tư vấn và đại diện pháp lý cho các vấn đề đất đai phức tạp.
Dự Án Hỗ Trợ Doanh Nghiệp: Được giao trách nhiệm trong việc cung cấp hỗ trợ pháp lý cho các doanh nghiệp vừa và lớn.
Dự Án Giải Quyết Tranh Chấp Hôn Nhân: Tham gia trong quá trình giải quyết tranh chấp hôn nhân và gia đình, đảm bảo quyền lợi của khách hàng.