Trong quá trình hoạt động, vì một lý do nào đó mà Công ty cần phải thay đổi địa chỉ trụ sở công ty. Sau đây, bài viết của chúng tôi sẽ hướng dẫn cho bạn trình tự thủ tục và hồ sơ để thực hiện việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty online nhanh chóng, thuận lợi.

Tây Bắc Law là đơn vị hàng đầu trong lĩnh vực tư vấn pháp lý và thực hiện các dịch vụ doanh nghiệp tại Việt Nam. Trong quá trình hơn 15 năm kinh nghiệm làm việc của mình, Tây Bắc Law luôn tự hào là đối tác tin cậy cho hàng nghìn doanh nghiệp và doanh nhân trên khắp cả nước.

Chúng tôi không chỉ đơn thuần là một tổ chức cung cấp dịch vụ pháp lý, mà còn là người đồng hành, người hỗ trợ và tư vấn đắc lực cho sự thành công của doanh nghiệp. Tầm nhìn của chúng tôi là xây dựng một cộng đồng doanh nghiệp mạnh mẽ và bền vững thông qua việc cung cấp giải pháp pháp lý toàn diện và chất lượng.

Với châm ngôn “Thành Công của Bạn, Là Thành Công của Chúng Tôi”, chúng tôi có đội ngũ chuyên gia và luật sư có trình độ cao, có kinh nghiệm lâu năm trong lĩnh vực pháp lý doanh nghiệp tự tin mang đến các dịch vụ pháp lý doanh nghiệp chất lượng và tuân thủ nghiêm ngặt các quy trình pháp lý, giúp doanh nghiệp an tâm và tập trung vào phát triển kinh doanh.

Những lý do cần thay đổi địa chỉ trụ sở của công ty

1. Thay đổi địa chỉ công ty do có thay đổi về mục tiêu hoặc mở rộng hoạt động kinh doanh

Khi thành lập công ty phần đa chủ sở hữu đều lựa chọn địa chỉ trụ sở của công ty phù hợp với hình thức ban đầu của công ty và cũng nhằm tiết kiệm chi phí bỏ ra tối đa từ đó có thể tập trung nguồn vốn cho các kế hoạch kinh doanh của mình.

Tuy nhiên, theo quá trình vận hành và phát triển của công ty, những mục tiêu và định hướng ban đầu có thể sẽ không còn phù hợp nữa, lúc này việc thay đổi về mục tiêu hoặc mở rộng hoạt động kinh doanh là không thể tránh khỏi.

Để phù hợp với mục tiêu mới hoặc sự mở rộng của hoạt động kinh doanh, Công ty cần lựa chọn cho mình một địa chỉ trụ sở mới với không gian, vị trí phù hợp hơn.

2. Thay đổi do chiến lược của thị trường thay đổi

Thị trường luôn vận động và thay đổi từng ngày, nên cho dù bạn có thực hiện việc nghiên cứu thị trường kỹ lưỡng bao nhiêu thì vẫn sẽ luôn xuất hiện những tình huống mà bạn không thể lường trước được làm cho việc định hướng thị trường của công ty thay đổi theo nó.

Để có thể tồn tại và cạnh tranh với các đối thủ trên thị trường, bạn cần vận động và thay đổi liên tục phù hợp với sự thay đổi của thị trường, trong đó nhiều công ty đã lựa chọn cách thay đổi địa chỉ công ty để nắm bắt thị trường nhanh chóng hơn.

3. Thay đổi vì lý do chi phí thuê mặt bằng

Với sự biến động liên tục và không ngừng của giá trị bất động sản tại thị trường Việt Nam trong những năm gần đây cộng với những ảnh hưởng tiêu cực của nền kinh tế thì nhiều công ty lựa chọn việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty từ một mặt bằng với giá thuê cao sang mặt bằng có giá thuê phù hợp và ít áp lực hơn là không hề hiếm.

Điều này không chỉ giúp công ty tiết kiệm được chi phí thuê mặt bằng mà còn tạo ra sự thay đổi, mới mẻ trong hoạt động của công ty.

4. Thay đổi do có sự thay đổi về nhu cầu sử dụng cơ sở vật chất

Khi công ty có thay đổi về mục tiêu và có định hướng mở rộng hoặc thay đổi hoạt động kinh doanh của mình thường kéo theo những nhu cầu mới đối với cơ sở vật chất ví dụ như: Văn phòng, nhà máy sản xuất hay trung tâm phân phối sản phẩm …

Đây cũng là một trong những lý do phổ biến dẫn đến việc công ty có nhu cầu về việc thay đổi địa chỉ công ty.

5. Thay đổi để thuận lợi hơn về giao thông và vận tải

Sự thuận lợi về giao thông và vận tải là một trong những tiêu chí giúp cho việc phát triển của công ty trở nên thuận lợi đặc biệt là đối với những ngành nghề liên quan đến sản xuất, cung ứng các sản phẩm ra thị trường.

Do đó, lựa chọn một địa chỉ công ty có vị trí địa lý thuận lợi về giao thông và vận tải sẽ là một trong những lựa chọn giúp hoạt động kinh doanh của công ty phát triển nhanh hơn.

6. Thay đổi để nâng cấp hạ tầng, kỹ thuật

Đôi khi công ty nhận thấy được tiền năng phát triển thị trường tại một khu vực/ địa phương nơi có hạ tầng phát triển hơn, phù hợp hơn với ngành nghề mà công ty đang kinh doanh hay đơn giản là cần một mặt bằng phù hợp hơn với hệ thống kỹ thuật, vận hành của công ty thì đó cũng là lý do để công ty lựa chọn việc thay đổi địa chỉ.

7. Thay đổi do có sự thay đổi về chính sách

Để có thể thực hiện việc quản lý một cách chặt chẽ các mối quan hệ xã hội đang liên tục thay đổi theo sự phát triên của nền kinh tế thị trường thì chính sách, pháp luật của nhà nước cũng sẽ có sự thay đổi theo.

Chính vì vậy, lựa chọn một địa chỉ kinh doanh mới, phù hợp với những chính sách, pháp luật của nhà nước và địa phương là một trong những lựa chọn tiềm năng và hấp dẫn với nhiều nhà đầu tư.

Dịch vụ thay đổi địa chỉ công ty tại Tây Bắc Law

Khi bạn sử dụng dịch vụ thay đổi địa chỉ trụ sở của công ty tại Tây Bắc Law bạn sẽ nhận được:

• Sự tư vấn chi tiết, đầy đủ từ đội ngũ chuyên gia có nhiều năm kinh nghiệm;
• Được cung cấp bộ hồ sơ hoàn chỉnh theo thông tin do khách hàng cung cấp;
• Thực hiện toàn bộ thủ tục thay đổi địa chỉ tại các cơ quan chức năng;
• Nhận kết quả nhanh chóng với chi phí tối ưu;
• Được thông báo tiến trình thực hiện thủ tục liên tục và thường xuyên.

Bảng giá dịch vụ:

THAY ĐỔI TRONG CÙNG QUẬN/HUYỆN	THAY ĐỔI KHÁC QUẬN/HUYỆN	GÓI NHANH
Giá liên hệ	Giá liên hệ	Giá liên hệ
Nhận kết quả từ … ngày đến … ngày	Nhận kết quả từ … ngày đến … ngày	Nhận kết quả từ … ngày đến … ngày

Thủ tục thay đổi địa chỉ trụ sở công ty tại Việt Nam

Tùy thuộc vào địa chỉ mong muốn thay đổi của công ty nằm trong cùng quận/ khác quận hay khác tỉnh mà thủ tục, hồ sơ thay đổi địa chỉ trụ sở của công ty sẽ có một vài điểm khác nhau.

Thay đổi địa chỉ trụ sở của công ty trong cùng một quận/ huyện với địa chỉ cũ

Việc thay đổi này về bản chất là sự thay đổi về thông tin quản lý đăng ký kinh doanh cùng thông tin về đăng ký thuế nhưng không thay đổi về cơ quan quản lý thuế.

Do đó, đối với trường hợp thay đổi địa chỉ trụ sở trong cùng một quận/ huyện so với địa chỉ cũ thì công ty chỉ cần làm thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh ở Phòng đăng ký kinh doanh của tỉnh/ thành phố nơi công ty đặt trụ sở.

Hồ sơ xin thay đổi địa chỉ trụ sở chính của công ty gồm:

• Bản Thông báo thay đổi nội dung đăng ký kinh doanh theo mẫu tại phụ lục II-1 kèm theo Thông ty số 02/2019/TT-BKHĐT;
• Quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên (trường hợp thay đổi địa chỉ của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên), Quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông (trường hợp thay đổi địa chỉ của công ty cổ phần); Quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty và bản sao biên bản họp của các thành viên hợp danh (trường hợp thay đổi địa chỉ của công ty hợp danh); Quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty của chủ sở hữu công ty (trường hợp thay đổi địa chỉ của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên).
• Văn bản ủy quyền thực hiện các thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện thủ tục; kèm theo văn bản ủy quyền là bản sao y có công chứng/ chứng thực (nếu là bản photo thì phải mang theo bản chính để đối chiếu) các giấy tờ tùy thân của người đi thực hiện thủ tục (Căn cước công dân đối với người đi thực hiện thủ tục là công dân nước Việt Nam, đối với người nước ngoài hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu còn hiệu lực).

Nộp hồ sơ: Hồ sơ được nộp trực tiếp tại Bộ phận một cửa của Phòng đăng ký kinh doanh trực thuộc Sở kế hoạch và đầu tư cấp tỉnh nơi công ty đặt trụ sở. Hoặc nộp trực tuyến qua mạng tại địa chỉ website: https://dangkykinhdoanh.gov.vn

Nhận kết quả: Người đại diện theo pháp luật/ chủ sở hữu doanh nghiệp hoặc người đại diện theo ủy quyền mang theo Giấy biên nhận hồ sơ và Văn bản ủy quyền (trong trường hợp là người đại diện theo ủy quyền) đến nhận kết quả tại Phòng đăng ký kinh doanh nơi đã tiến hành nộp hồ sơ.

 

Thay đổi địa chỉ trụ sở của công ty khác quận/ huyện với địa chỉ cũ

Khác với việc thay đổi địa chỉ trụ sở công ty trong cùng một quận/ huyện thì việc thay đổi địa chỉ công ty sang một quận/ huyện khác sẽ làm thay đổi cơ quan quản lý thuế. Do đó, khi thay đổi địa chỉ, công ty cần phải thực hiện các thủ tục với cơ quan quản lý thuế.

Các thủ tục cần thực hiện:

• Thực hiện việc chốt thuế tại cơ quan quản lý thuế cũ. Hồ sơ chốt thuế gồm:
• Tờ khai về việc Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu số 08-MST;
• Bản phô tô Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc bản phô tô Quyết định thành lập hoặc các Giấy tờ khác tương đương do cơ quan có thẩm quyền cấp.

Ngoài ra, một số chi cục thuế có thể sẽ yêu cầu thêm các giấy tờ sau:

• Quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên (trường hợp thay đổi địa chỉ của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên), Quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông (trường hợp thay đổi địa chỉ của công ty cổ phần); Quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty và bản sao biên bản họp của các thành viên hợp danh (trường hợp thay đổi địa chỉ của công ty hợp danh); Quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty của chủ sở hữu công ty (trường hợp thay đổi địa chỉ của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên);
• Giấy giới thiệu hoặc văn bản ủy quyền cho người đi nộp hồ sơ;
• Chốt hóa đơn:

+ Hoàn thiện và nộp báo cáo về tình hình sử dụng hóa đơn trong quý thực hiện việc chốt hóa đơn;

+ Cán bộ có thẩm quyền tiến hành Ấn chỉ và đội nợ tiến hành rà soát lại toàn bộ báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn, rà soát các khoản nợ của doanh nghiệp/ công ty. Nếu có vi phạm, cán bộ có thẩm quyền sẽ lập biên bản đồng thời ra quyết định xử phạt vi phạm hành chính.

• Nhận Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm/trụ sở theo mẫu số 09-MST tại bộ phận một cửa của Chi cục thuế nơi nộp hồ sơ.
• Tiến hành các thủ tục thay đổi địa chỉ tại Phòng đăng ký kinh doanh

Sau khi nhận được Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm tại chi cục thuế, Công ty tiến hành nộp hồ sơ thay đổi địa điểm tại bộ phận một cửa Phòng đăng ký kinh doanh thuộc Sở kế hoạch và Đầu tư cấp tỉnh nơi Công ty đặt trụ sở

Hồ sơ gồm:

• Thông báo người nộp thuế chuyển địa điểm theo mẫu số 09-MST do cơ quan thuế cấp;
• Bản Thông báo về việc thay đổi nội dung đăng ký doanh nghiệp của công ty;
• Quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty và bản sao biên bản họp Hội đồng thành viên (trường hợp thay đổi địa chỉ của công ty trách nhiệm hữu hạn hai thành viên trở lên), Quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty và bản sao biên bản họp của Đại hội đồng cổ đông (trường hợp thay đổi địa chỉ của công ty cổ phần); Quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty và bản sao biên bản họp của các thành viên hợp danh (trường hợp thay đổi địa chỉ của công ty hợp danh); Quyết định về việc thay đổi địa chỉ công ty của chủ sở hữu công ty (trường hợp thay đổi địa chỉ của công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên);
• Văn bản ủy quyền thực hiện các thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh trong trường hợp người đại diện theo pháp luật của công ty hoặc chủ sở hữu doanh nghiệp không trực tiếp thực hiện thủ tục; kèm theo văn bản ủy quyền là bản sao y có công chứng/ chứng thực (nếu là bản photo thì phải mang theo bản chính để đối chiếu) các giấy tờ tùy thân của người đi thực hiện thủ tục (Căn cước công dân đối với người đi thực hiện thủ tục là công dân nước Việt Nam, đối với người nước ngoài hộ chiếu hoặc giấy tờ thay thế hộ chiếu còn hiệu lực).
• Khắc lại dấu của công ty trong trường hợp dấu cũ có thông tin về địa chỉ trụ sở cũ của công ty.
• Thông báo với cơ quan quản lý thuế và thực hiện các thủ tục liên quan đến việc sử dụng hóa đơn VAT.

Hồ sơ được nộp tại Cơ quan quản lý thuế quận/ huyện mới nơi Công ty chuyển địa chỉ trụ sở. Hồ sơ bao gồm:

• Bản chính Quyết định chốt thuế để chuyển quận/ huyện được Chi cục thuế cũ cấp;
• Tờ khai Điều chỉnh thông tin đăng ký thuế theo mẫu số 08-MST có đóng dấu xác nhận thay đổi địa chỉ;
• Bản sao có công chứng/ chứng thực Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp.

Khi thay đổi địa chỉ trụ sở của công ty nhưng không làm thủ tục thay đổi theo quy định có bị xử phạt không?

Khi doanh nghiệp/ công ty chuyển trụ sở chính nhưng không thực hiện các thủ tục thay đổi đăng ký kinh doanh thì bị xử phạt theo các quy định tại Nghị định 98/2020/NĐ-CP, Nghị định 17/2022/NĐ-CP, Nghị định 50/2016/NĐ-CP, cụ thể như sau:

• Bị phạt với lỗi kinh doanh không đúng với địa chỉ được ghi trên Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp: Phạt tiền từ 10,000,000 đồng đến 20,000,000 đồng;
• Có thể bị Cơ quan quản lý thuế tiến hành đóng mã số thuế nếu Cơ quan thuế khi tiến hành kiểm tra tình trạng hoạt động tại địa chỉ cũ mà không thấy công ty hoạt động;

Hoặc Công ty hoàn toàn có thể sẽ bị xử phạt với lỗi chậm thông báo thay đổi địa chỉ kinh doanh:

• Chậm từ 01 đến 30 ngày: Phạt tiền từ 1,000,000 đồng đến 5,000,000 đồng;
• Chậm từ 31 đến 90 ngày: Phạt tiền từ 5,000,000 đồng đến 10,000,000 đồng;
• Chậm quá 91 ngày: Phạt tiền từ 10,000,000 đồng đến 15,000,000 đồng;
• Ngoài ra công ty còn bị buộc phải áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả là Buộc đăng ký thay đổi các nội dung trong Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp đúng với thực tế.